Vannak emberek, akiknek az az érzése, hogy 36 óra sem lenne elég a napi feladataikra. Sosem jut idejük magukkal foglalkozni, annak ellenére, hogy lótnak-futnak, kapkodnak egész nap, máskor esetleg reményvesztetten lézengenek, vagy halogatják a legfontosabb döntéseket és feladatokat. Sokszor a háttérben az időbeosztás problémája áll.
Eisenhower tábornok (később az Egyesült Államok elnöke) mondta:
Kétféle problémával kell szembenéznem, a sürgősekkel és a fontosakkal. A sürgősek ritkán fontosak, a fontosak pedig szinte sosem sürgősek.
Ez a mondat egyszerűsége ellenére egy fontos, mégis sokunk által elhanyagolt tényre irányítja a figyelmet: a legfontosabb dolgaink sokszor elsikkadnak a sürgősek tengerében.
Egy időbeosztást támogató egyszerű eszköz: a fontos / sürgős mátrix
Hogyan tegyél különbséget a két jellemző között? A sürgős dolgok azonnali figyelmet igényelnek, a fontosak pedig a céljaidhoz kapcsolódnak. A sürgős dolgok könnyebben kerülnek a látóterünkbe, felhívják magukra a figyelmet, nehéz nekik ellenállni. Melyikünk nem vett még föl csörgő telefont akkor, amikor egyébként épp egy fontos beszélgetést folytatott vagy valami igazán fontos feladaton dolgozott? A sürgős dolgokhoz gyakran szoros határidők, nyomás, stressz kapcsolódik.
A fontos dolgok gyakran kevésbé vannak szem előtt: ezek azok, amik a hosszú távú céljainkat segítik, az értékrendünkhöz kapcsolódnak, a hatékonyságunkat építik. Ezek több önfegyelmet, proaktív hozzáállást igényelnek: tudatosan be kell építenünk az életünkbe őket, különben fennáll a veszélye, hogy, mivel nem kapcsolódik hozzájuk a sürgősség nyomása, nem jut rájuk időnk.
E két jellemzőjük szerint a feladataink négyfélék lehetnek:
Ellenőrizd a saját jelenlegi időbeosztásodat!
Most hogy oszlik meg az időd a négy terület között?
Van, aki szinte minden idejét Krízisben tölti, mégsem érzi soha úgy, hogy a végére ért a feladatainak… talán azért, mert nem tud különbséget tenni az igazán fontos és az annak tűnő dolgok között. Ismerős helyzet? Ez a fajta időbeosztás könnyen kialakul, ha nincsenek élesen kijelölt, jól definiált hosszú távú terveid, ezért jellemzően rövidtávú a fókuszod és a sürgős dolgokra koncentrálsz (folyamatosan reakcióban vagy proaktivitás helyett).
Mások esetleg nem ismerik fel, hogy ami másoknak fontos, az lehet, hogy nekik nem is az és összekeverik a vélt fontosságot a saját érdekeikkel. Ennek eredményeként Krízisek és Megszakítások között ingázva töltik napjaikat, illetve időnként úgy próbálnak levegőhöz jutni, hogy Jelentéktelenségekkel ütik el az időt, a legfontosabb feladataikat pedig folyton halogatják.
A Célokkal töltött idő teszi lehetővé, hogy tervezzünk, beosszuk, hogy hogyan fog az életünkbe beleférni az a néhány dolog, ami nekünk fontos. Ilyenek lehetnek a kapcsolataink, a személyes fejlődés, a sport vagy a szakmai kiteljesedés. Ez a jó időbeosztás és a fejlődés kulcsa. Azok az előrelátó emberek töltenek itt sok időt, akik a fontosra koncentrálnak elsősorban, annak ellenére, hogy nem feltétlenül kapcsolódik hozzá a sürgősség nyomása. Nem utolsó sorban az itt töltött idő segít felkészülni és hatékonyabban megoldani a Krízis jellegű helyzeteket is.
Mi az, amit már holnaptól megtehetsz az időbeosztásod javításáért?
Hány százalékát töltöd most az idődnek tervezéssel, céljaid kidolgozásával, vagy épp sporttal, töltekezéssel, kapcsolataid ápolásával? Hogyan javíthatnál az arányokon?
Stephen R. Covey szavaival élve ne az elvégzendő feladataidat priorizáld, hanem a prioritásaidat ütemezd előre! Azaz ami igazán fontos neked, arra szánj előre kijelölt fix időt – így elkerülheted, hogy épp a saját prioritásaid sikkadjanak el.
Ha nem világosak a céljaid, a prioritásaid, akkor a munkát ezek tisztázásával kell kezdened. Ehhez itt kaphatsz segítséget.
